Un «capitolato» è un documento contrattuale che descrive cosa si attende il committente dall'appaltatore. 

Si tratta quindi di un documento che descrive nel modo più preciso possibile, con vocaboli semplici, i bisogni a cui l'appaltatore deve rispondere.

Data la presupposta competenza tecnica dell'appaltatore nel proporre una soluzione tecnica appropriata, il capitolato deve di preferenza far trasparire il bisogno in modo funzionale, indipendentemente da qualsiasi soluzione tecnica, salvo precisare l'ambiente tecnico nel quale la soluzione richiesta si deve inserire. Si tratta così di un documento che permette da una parte di garantire al committente che il materiale consegnato sia conforme a quanto scritto, e dall'altra evita al committente di modificare man mano il progetto a suo piacimento chiedendo all'appaltatore delle nuove funzionalità non previste inizialmente. 

Un capitolato deve inoltre contenere tutti gli elementi che permettono all'appaltatore di giudicare la dimensione e la complessità del progetto per proporre l'offerta più adatta in termini di costi, tempi di consegna, risorse umane e di qualità. 

Ci si trova quindi di fronte ad un documento di riferimento, che permette di sciogliere qualsiasi ambiguità sul lavoro atteso, nonché ad uno strumento di dialogo che permette all'appaltatore di porre delle domande al committente per capire in dettaglio le richieste. Un capitolato non è comunque necessariamente non modificabile. Il suo contenuto può essere cambiato durante il progetto, anche se idealmente tutto dovrebbe essere definito sin dall'inizio, in base ad un accordo accettato dalle due parti.